Krankmeldungen automatisieren (O365)

Ich automatisiere sehr gerne, immer wieder kehrende Tasks sollten automatisiert werden – das ist einer meiner Mottos. IFTTT, Zapier, n8n oder Power Automate (ehemals Microsoft Flow) können unser Leben bei der Automatisierung deutlich erleichtern. In diesem Beitrag zeige ich, wie ich die Krankmeldung für die Schule meines Sohnes automatisiert habe.

Der Fall – UseCase

Mein Großer ist seit September 2020 als Erstklässler in der Schule. Jeder, der 2020 miterleben kann, weiß, dass es ein schwieriges und außergewöhnliches Jahr ist. 2020 steht unter dem Covid-19-Schatten, so auch die Schulen.

Die Schule möchte bei Krankheitsfällen darüber verständlicherweise informiert werden. Die üblichen Wege werden über Telefon, Fax und E-Mail angeboten, wobei bei letzterem ein “bevorzugt als Zusatz-Info” vermerkt wurde.

Wir hatten nun den Fall einer Krankheit, also mussten Mama und Papa dies melden. In diesem Fall öffnete ich meine Mail-App auf meinem Smartphone, wollte den Empfänger eingeben… hier fingen nun die Probleme an:

1. Email-App öffnen
2. Empfänger eingeben (diese Information fehlte)
3. Suche nach Empfänger → nicht abgespeichert
4. Suche nach Dokument, welches vom Elternbeirat geteilt wurde
5. In WhatsApp gefunden, öffnen in PDF Viewer
6. Rauskopieren der E-Mail-Adresse
7. Einfügen der E-Mail-Adresse
8. Einfügen Betreff: Krankmeldung '[Vorname Nachname]' Klasse '1x'
9. Einfügen Body/Text
10. Senden

Viel zu viel Zeit verloren – ich wusste, dass es auch einfacher geht. Bei meinem Arbeitgeber ist es ähnlich bei Krankmeldungen, dort habe ich seit Längerem einen Flow, der mit einem Klick in der App genau das macht. Nun wollte ich das auch für die Krankmeldungen von unserem Sohnemann einrichten.

Was wird benötigt

In der Regel können bei dieser Anforderung alle oben bereits genannten und auch andere Automatisierungs-Tools verwendet werden. In diesem Fall werde ich Power Automate (Flow) verwenden.

Benötigt wird:

• M365 Konto (kann auch von einer M365 Single/Family Subscription sein)
• Empfänger-E-Mail (z.B. info@schule.de)
• E-Mail der Eltern

Der Flow Trigger “Sofort”

Solange unsere Kinder keinen Bio-Health-Tracker als Implantat eingepflanzt bekommen haben, wird es ein manuell angestoßenes Ereignis sein. Hierfür bietet Flow einen Trigger mit Schaltflächen, die z.B. von der Flow-App heraus direkt per Klick angestoßen werden können. Die App ist sowohl im Play als auch im App Store vorhanden.

Das ist der sogenannte Instant/Sofort-Trigger. Erstellt man einen Flow mit diesem Trigger, erscheint z.B. in der mobilen App dann ein Button mit dem Flow-Titel.

Die Variablen

Wir werden Variablen für unseren Flow verwenden. Folgende Variablen werden definiert:

Das heutige Datum als Expression

Das Hinzufügen dieser Variable ist analog zu den anderen, der einzige Unterschied ist, dass wir als Wert keine statische Zeichenfolge eingeben, sondern eine Formel als Expression:

formatDateTime(triggerOutputs()['headers']['x-ms-user-timestamp'], 'dd.MM.yyyy')

E-Mail senden

Jetzt kommen wir zur finalen Aktion: das Versenden der E-Mail. Dafür verwenden wir die “Send an email (V2)“-Aktion.

Variablen im Betreff und Text

Betreff:

Krankmeldung @{variables('Kind: Name')} Klasse @{variables('Kind: Klasse')}

Inhalt:

Hallo Liebes Sekretariat,

leider müssen wir '@{variables('Kind: Name')}' - Klasse '@{variables('Kind: Klasse')}' - für heute (@{variables('Datum: Heute')}) krankmelden.

Mit freundlichen Grüßen,
------------------------------------------------
@{variables('Eltern: Info')}

Spezieller Flow für Eltern

Für die Eltern von den Klassenkameraden meines Sohnes habe ich ein anderes Paket erstellt. Der Vorteil des gesonderten Pakets ist, dass nach dem Import nur die contactInfo und mailOfParents angepasst werden müssen. Der Rest wird über das User Profile ermittelt (Name und Klasse vom Kind).

Dafür muss vor dem Importieren die “Office 365 User”-Verbindung eingerichtet werden.

Anschließend kann das Paket über das Import-Menü unter “Meine Flows” importiert werden.