Raporlama (Hastalık Bildirimi) Otomasyonu (O365)

Otomasyonu severim, tekrar eden görevler otomatize edilmelidir – bu benim sloganlarımdan biri. IFTTT, Zapier, n8n veya Power Automate (eski adıyla Microsoft Flow) otomasyonda hayatımızı kolaylaştırabilir. Bu yazıda oğlumun okulu için hastalık bildirimini nasıl otomatize ettiğimi gösteriyorum.

Vaka – Kullanım Senaryosu

Büyüğüm Eylül 2020’de birinci sınıf öğrencisi olarak okula başladı. 2020’yi deneyimleyen herkes zor ve sıradışı bir yıl olduğunu bilir. 2020 Covid-19 gölgesi altında, okullar da dahil.

Okul hastalık durumlarında doğal olarak bilgilendirilmek istiyor. Telefon, faks ve e-posta ile iletişim kanalları sunuluyor, e-postanın “ek bilgi olarak tercih edildiği” belirtilmiş.

Hastalık durumu yaşandı, annem ve babam bunu bildirmeliydi. Mail uygulamasını açtım, alıcıyı girmek istedim… işte sorunlar burada başladı:

1. Mail uygulamasını aç
2. Alıcıyı gir (bu bilgi eksikti)
3. Alıcıyı ara → kaydedilmemiş
4. Veliler kurulu tarafından paylaşılan belgeyi ara
5. WhatsApp’ta bulundu, PDF görüntüleyicide aç
6. E-posta adresini kopyala
7. E-posta adresini yapıştır
8. Konuyu yapıştır: Hastalık Bildirimi '[Ad Soyad]' Sınıf '1x'
9. Gövde/metni yapıştır
10. Gönder

Çok fazla zaman kayboldu – daha kolay olabileceğini biliyordum. İş yerimde de hastalık bildirimlerinde benzer bir durum var, orada uygulamada tek tıkla tam olarak bunu yapan bir akışım var. Şimdi bunu oğlumun hastalık bildirimleri için de kurmak istedim.

Ne Gerekli?

Power Automate (Akış) kullanacağım. Gerekenler:

• M365 hesabı
• Alıcı e-postası (örn. info@okul.de)
• Veli e-postası

Akış Tetikleyicisi “Anlık”

Çocuklarımıza biyo-sağlık takibi cihazı implantedılana kadar bu manuel tetiklenen bir olay olacak. Akış uygulamasından tek tıkla tetiklenebilen düğmeler içeren bir tetikleyici var. Uygulama hem Play Store’da hem de App Store’da mevcut.

Değişkenler

Akış için değişkenler kullanacağız:

Bugünün Tarihi Expression Olarak

formatDateTime(triggerOutputs()['headers']['x-ms-user-timestamp'], 'dd.MM.yyyy')

E-posta Gönderme

Son eylemimize geçiyoruz: e-postayı göndermek. Bunun için “Send an email (V2)” eylemini kullanıyoruz.

Konu:

Hastalık Bildirimi @{variables('Çocuk: Ad')} Sınıf @{variables('Çocuk: Sınıf')}

İçerik:

Sevgili Sekreterlik,

ne yazık ki '@{variables('Çocuk: Ad')}' - Sınıf '@{variables('Çocuk: Sınıf')}' - bugün (@{variables('Tarih: Bugün')}) hastanın başını çektiğini bildirmek zorundayız.

Saygılarımızla,
------------------------------------------------
@{variables('Veli: Bilgi')}